Офисное дело
Урок 3. Культура письменной речи: Деловой стиль

1 Сен 2009, 16:02ne obschaus  
Урок 3. Культура письменной речи: Деловой стиль

Деловой стиль что это такое?
Деловой стиль один из функциональных стилей языка, который "обслуживает" сферу официально-деловых отношений.

Деловой стиль это стандартизация, информативность, логичность и этикет.

Деловой стиль это:

1) собственно официально-деловой стиль (или, как его часто именуют, канцелярский);

2) юридический стиль (язык законов, законодательных и подзаконных актов);

3) дипломатический стиль.



Деловой стиль применяется в ситуациях делового общения:

организация организация (деловое письмо);
человек организация (заявление, резюме);
организация человек (приказ, должностная инструкция).
Ситуация общения определяет жанр делового документа. Содержание конкретного документа охватывает множество деловых обстоятельств, но документ соответствует не каждому отдельному обстоятельству, но стандартной ситуации в целом. Поэтому выбирается стандартизованная (соответствующая единому образцу) форма документа и стандартизованный язык документа.


С формальной точки зрения документ представляет собой набор реквизитов (элементов содержания).


Что такое стандартизация?
Существуют три типа стандартизации:

Первый тип образец-матрица. Он характеризуется фиксированностью трех параметров текста: набор реквизитов, их последовательность, их пространственное расположение. Паспорт, бюллетень для голосования, налоговая декларация - это матрица.

Второй тип образец-модель. Он обладает большим уровнем гибкости по сравнению с образцом-матрицей. Формулировка может быть более свободной, пространственное расположение реквизитов - нестрогим. Заявление, доверенность, резюме пишется по модели.

Третий тип образец-схема. Это наименее жесткий тип организации документа, характеризуемый только одним параметром фиксированности набора реквизитов (элементов содержания). Объяснительная записка строится по схеме.

С переходом к более гибкому оформлению и при усложнении содержания возрастает диапазон поиска и возможности выбора языковых средств для передачи конкретных обстоятельств официально-деловой речевой ситуации.


Что такое информативность?
Документ деловая бумага, обладающая юридической силой. Документ всегда требует развернутости и полноты изложения, чтобы деловая ситуация была восстановлена читающим во всех подробностях и стала ему понятной.

Информативность это:

использование стилистически нейтральных и книжных элементов;
отсутствие экспрессивно окрашенной лексики и междометий;
однозначность сказанного (написанного).
В деловой речи избегают употребления личных местоимений (он, она, они, оно), поскольку их использование в контексте может противоречить требованиям точности и ясности изложения. Для деловой речи характерно употребление терминов и близких к однозначным специальных слов языка, например: постановление, резолюция (в канцелярском стиле), свидетельствовать кому-либо глубокое уважение (в дипломатическом стиле).


Что такое логичность?
Логичность и аргументированность изложения в деловой речи это:

корректное использование сложных подчиненных предложений с союзами, передающими логические отношения (причины, следствия, условия);
корректное использование всякого рода уточнений, деепричастных оборотов, вставных конструкций;
развитие смысловых отношений с помощью сложных союзов и предлогов (вследствие того что; на предмет чего и т. п.).

1 Сен 2009, 16:04ne obschaus  
Реквизиты что это такое?

Любой документ это сумма постоянных элементов содержания. Такие элементы принято называть реквизитами документа. Реквизиты содержат сведения:

-об адресате (кому адресован документ);
-об адресанте (кем является автор документа заявителем, просителем и т. д.);
-название типа документа (в некоторых документах обязательно, например: Заявление, Докладная записка, Доверенность; в некоторых опускается, например в деловых письмах);
-опись приложений к документу (если они имеются);
-дата;
-подпись автора документа и др.

1 Сен 2009, 16:05ne obschaus  
Как составить справку?

Справка это документ, содержащий подтверждение событий, фактов. В делопроизводстве предприятия чаше всего составляются справки, подтверждающие работу и оплату труда работников. Руководство предприятия обязано выдавать по просьбе сотрудника справку о работе в данной организации.

Для удобства оформления можно подготовить справки формализованного вида на бланке формата А5, имеющие адресные данные предприятия и трафаретный текст.

Справки начинаются с указания в именительном падеже фамилии, имени и отчества (полностью) лица, о котором даются сведения, его должности.

В правом верхнем углу указывается место представления справки в именительном падеже, например: 128-е отделение милиции, школа 12.

На справке должна обязательно стоять дата ее подписания. В тех случаях, когда ведется учет выдачи справок, ставят порядковый номер справки рядом с датой.

Одним из вариантов справки является справка, составленная по запросу руководства и содержащая информацию по производственной тематике, например, справка о динамике роста себестоимости продукции за квартал.

Справки, составленные по запросу внешних организаций, должны быть подписаны руководителем предприятия.

Справки по производственной тематике составляют в двух экземплярах, один из которых направляется адресату, второй подшивается в дело.

Реквизиты справки следующие:

место представления справки (допустимо указывать в тексте справки),
название и координаты организации, выдавшей справку,
штамп организации, выдавшей справку,
наименование вида документа,
дата,
текст справки,
подпись должностного лица,
печать организации.

1 Сен 2009, 16:06ne obschaus  
Как составить акт?

Акт документ, подтверждающий факты, события. Реквизиты этого вида документов:

наименование предприятия,
вид документа,
дата,
номер,
заголовок,
текст,
отметка о наличии приложений, подписи.
Акт состоит из двух частей:

Основание, члены комиссии в алфавитном порядке, председатель.
Цели, задачи и суть проведенной работы.

1 Сен 2009, 16:06ne obschaus  
Какие виды документов существуют?

В деловых документах обычно указывается тип документа, а также заголовок, отражающий содержание документа.


Тип документа определяется жанром и речевой ситуации:

организация организация (деловые письма, рекламации)
внутри организации (протокол, акт, приказ)
человек организация (заявление, резюме)
организация человек (приказ, должностная инструкция, доверенность)

Документы, регламентирующие деятельность предприятия

Приказ нормативный документ, издаваемый руководителем предприятия для решения каких-либо задач. Приказ должен иметь:

название вида документа (например: Приказ о реорганизации предприятия),
номер,
дату подписания руководителем,
подпись.

Протокол документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, совещаниях, заседаниях. Протоколы могут быть краткими и полными.

Реквизиты:

вид документа (протокол),
название предприятия,
дата,
номер документа,
заголовок (например: Протокол заседания редакции портала ГРАМОТА. РУ),
текст,
подписи.
Текст протокола состоит из вводной и основной частей:

Председатель, секретарь, присутствовали (в именительном падеже), повестка дня.
Слушали, выступили, постановили. Постановление - самая важная часть протокола.

Акт документ, подтверждающий факты, события.

Реквизиты:

наименование предприятия,
вид документа,
дата,
номер,
заголовок,
текст,
отметка о наличии приложений,
подписи.
Акт состоит из двух частей:

Основание, члены комиссии в алфавитном порядке, председатель.
Цели, задачи и суть проведенной работы.

Докладная и объяснительная записки документ, адресованный руководителю предприятия, содержащий изложение какого-либо вопроса с выводами и предложениями или объясняющий причины невыполнения каких-либо поручений. Реквизиты:

наименование предприятия,
вид документа,
заголовок (отражающий содержание),
дата,
текст,
подпись.

1 Сен 2009, 16:07ne obschaus  
Какие бывают письма?

Письмо это обобщенное название различных по содержанию документов, пересылаемых по почте. Деловые письма решают организационные вопросы, правовые проблемы, а также вопросы экономических отношений корреспондентов. Информация в деловом письме носит протокольный характер. Поэтому письма регистрируются и факт устного сообщения не исключает необходимости почтового отправления.

По тематическому признаку деловые письма делятся на коммерческие письма (составляются при заключении и выполнении коммерческой сделки от имени юридических лиц и часто имеют правовую силу), письма-запросы, предложения (оферта), письма-рекламации и ответы на эти виды писем.

По функциональному признаку деловые письма делятся на инициативные письма и письма-ответы.

Письма, требующие ответа: коммерческие инициативные письма, письмо-запрос, письмо-предложение, письмо рекламация, письма-просьбы, письма-обращения.

Письма, не требующие ответа: подтверждения, напоминания, предупреждения, извещения, заявления эти письма констатируют факт и не требуют ответа у них функция квитанции, ярлыка).

По признаку адресата письма делятся на обычные и циркулярные (направляются от одного источника в несколько адресов, как правило подчиненных инстанций).

По форме: обычные и электронные.

По структурным стандартам: регламентированные (стандартные) и нерегламентированные (нестандартные).

Сопроводительное письмо составляется для сообщения адресату о направлении каких-либо документов, материальных ценностей (например, о посылке контрактов, спецификаций, каталогов, протоколов, образцов товара, грузов).
Письма-подтверждения направляются для подтверждения получения документов и материалов-писем, телексов, спецификаций, прейскурантов, каталогов, образцов изделий, а также телеграммы или состоявшегося телефонного разговора.
Письмо-напоминание следует направлять тогда, когда не удается с помощью переговоров или личного контакта получить необходимый ответ или добиться принятия нужного решения.
Письмо-сообщение. Такие письма отправляются при необходимости сообщения (извещения, уведомления, информирования) о каких-либо событиях или фактах, представляющих взаимный интерес (например, сообщение о прибытии делегации, назначении деловой встречи, посещении завода-поставщика, проведении переговоров, об отгрузке товаров и т. п.).
Письмо-приглашение может быть адресовано конкретному лицу, или нескольким лицам, или массовому адресату. При официальном приглашении большого количества людей используются как полностью готовые, напечатанные типографским способом тексты, так и тексты-трафареты.

Письмо-благодарность направляется для выражения благодарности за что-либо (например, за полученное письмо, каталог, приглашение, участие в каком-либо мероприятии, спонсорскую помощь, гостеприимство и т. п.). Чаше всего подобные письма имеют персональную адресацию. Написание их обусловлено требованиями этикета.
Гарантийные письма составляются с целью подтверждения определенных обещаний или условий и адресуются организации или отдельному лицу.
Письмо-запрос направляется в тех случаях, когда невозможно решить вопрос лично или по телефону. Оно обычно используется в деловых взаимоотношениях между различными юридическими лицами, имеющими свой расчетный счет в банке.
Коммерческий запрос это коммерческий документ, представляющий собой обращение лица, желающего заключить сделку (покупателя к продавцу, импортера к экспортеру), с просьбой дать подробную информацию о товаре (услуге и т. п.) и (или) направить предложение на поставку товара (просьба продавца к покупателю).
Письмо-предложение (оферта) это заявление продавца или экспортера о желании заключить сделку с указанием ее конкретных условий. В предложении обычно указываются наименование предлагаемого товара, количество и качество товара, цена, срок поставки, условия платежа, род упаковки и другие условия поставки в зависимости от характера товара.

1 Сен 2009, 16:09ne obschaus  
Как писать заявление?

Этот вид документов состоит из следующих реквизитов:

наименование адресата;
наименование адресанта (заявителя);
наименование документа;
формулировка просьбы (жалобы, предложения) с краткой, но исчерпывающей аргументацией (если нужно);
дата;
подпись.

Слово заявление это заголовок документа. По общим правилам:

Весь заголовок может быть написан прописными буквами (обыкновенно, если текст заявления набран на компьютере или написан на заготовленном бланке: ПРИКАЗ; ЗАЯВЛЕНИЕ) после заголовка в этом случае точка не ставится.

Только первая буква заголовка прописная (обыкновенно в рукописных заявлениях: Приказ; Заявление) точка в этом случае также не нужна.

Допускается, но считается устаревающим такой способ оформления (с точкой в конце, слово "заявление" со строчной буквы).

При таком оформлении "шапка" заявления представляет собой синтаксическое единство предложение: такому-то (от) такого-то заявление (и точка в конце предложения, соответственно, нужна).

Предлог "от" в шапке заявления можно пропустить.

Итак, допустимы варианты:

тому-то от такого-то... Заявление
тому-то от такого-то... ЗАЯВЛЕНИЕ
тому-то от такого-то... заявление.
тому-то такого-то... Заявление
тому-то такого-то... ЗАЯВЛЕНИЕ
тому-то такого-то... заявление.

1 Сен 2009, 16:09ne obschaus  
Как составить должностную инструкцию?

Должностная инструкция для работника это нормативный акт, определяющий обязанности, права и ответственность работника, порядок и способ осуществления его деятельности.

Текст должностной инструкции композиционно состоит из следующих частей:

Общие положения: Настоящая должностная инструкция определяет функциональные обязанности, права и ответственность специалиста..; Специалист назначается на должность и освобождается от должности (в установленном действующим трудовым законодательством порядке, приказом директора предприятия); Специалист подчиняется (кому); Специалист должен знать...


Функциональные обязанности работника: Руководит работой.... Обеспечивает... Следит... Организует... Участвует... Контролирует... Принимает участие в...


Права работника: Специалист имеет право контролировать, запрашивать, получать, осуществлять взаимодействие, представлять предприятие в отношениях с другими предприятиями, организациями, учреждениями...


Ответственность работника: Специалист... несет ответственность за... (невыполнение приказов, распоряжений и поручений; непринятие мер... необеспечение...


Режим работы: определяется в соответствии с...

1 Сен 2009, 16:10ne obschaus  
Как составить доверенность?

Доверенность документ, удостоверяющий поручение кому-либо определенных действий, передачу определенных прав доверителя.


Доверенности бывают двух разновидностей:

Личные, выданные физическим лицом.
Официальные, выданные предприятием.
Реквизиты личной доверенности:

Наименование документа.
Наименование доверителя (фамилия, имя, отчество, должность или адрес).
Точное и исчерпывающее определение круга доверяемых полномочий или прав.
Наименование доверенного лица (фамилия, имя, отчество, должность или адрес).
Дата.
Подпись.
Заверение подписи доверителя какой-либо организацией (подпись должностного лица и печать организации).

1 Сен 2009, 16:11ne obschaus  
Как писать автобиографию?

Автобиография это последовательное изложение пишущим основных этапов его жизни. Автобиография составляется от первого лица и начинается словами: Я, фамилия, имя, отчество, родился... Далее указывается дата и место рождения (область, район, город, село, деревня и т. д.).

Далее приводятся сведения:

1) о том, какое образование получил пишущий, какие учебные заведения где и когда окончил;

2) называется место работы в настоящее время, занимаемая должность;

3) указывается семейное положение, место жительства в настоящее время;

4) если автор менял фамилию (по причине замужества и пр.), то указывается предыдущая фамилия и дата ее изменения;

5) автобиография подписывается автором и датируется. Дата ставится слева, подпись справа под текстом автобиографии;

Иногда кадровые органы требуют указать сведения о жене (муже) и других ближайших родственниках (родители, братья и сестры): фамилию, имя, отчество, год и место рождения, адрес места проживания. Эти сведения приводятся в конце автобиографии после основного текста.